ค่าเดินทางและค่าเบี้ยเลี้ยงพนักงาน

กรณีบริษัทจ่ายค่าเดินทางและค่าเบี้ยเลี้ยงให้พนักงานซึ่งเดินทางไปติดต่อลูกค้าหรือปฏิบัติงานของบริษัทนอกสถานที่ไม่ว่าในประเทศหรือต่างประเทศ ค่าเดินทางและค่าเบี้ยเลี้ยงดังกล่าวถือเป็นรายจ่ายทางภาษีของกิจการ แต่ทั้งนี้จะต้องเป็นเงินได้ของพนักงานด้วยหรือไม่

หลักฐานที่ต้องมีในการเบิกจ่ายค่าเดินทางและค่าเบี้ยเลี้ยง

เมื่อมีการเบิกจ่ายชดเชยค่าเดินทางและค่าเบี้ยเลี้ยงให้พนักงาน กิจการจะสามารถนำมาเป็นรายจ่ายได้ เมื่อมีกฎเกณฑ์และหลักฐานประกอบการเบิกจ่าย ดังนี้

1. กิจการจะต้องกำหนดระเบียบในการเบิกจ่ายชดเชยค่าเดินทางและค่าเบี้ยเลี้ยงให้พนักงาน

2. ต้องมีหลักฐานการได้รับอนุมัติให้เดินทางไปปฏิบัติงานนอกสำนักงานหรือนอกสถานที่จากนายจ้างหรือผู้จ่ายเงิน

3. ต้องระบุลักษณะงานที่ทำและระยะเวลาปฏิบัติงานตามหน้าที่แล้วแต่กรณีด้วย

ค่าเดินทางและค่าเบี้ยเลี้ยงจะไม่ต้องรวมคำนวณเป็นเงินได้บุคคลธรรมดาของพนักงานเมื่อเป็นไปตามเงื่อนไข ดังต่อไปนี้

1. ต้องเป็นค่าเดินทางหรือค่าเบี้ยเลี้ยงซึ่งจ่ายไปโดยสุจริตตามความจำเป็นเฉพาะในการปฏิบัติตามหน้าที่ของพนักงาน และได้จ่ายไปทั้งหมดในการปฏิบัติงานนั้น

2. กรณีได้รับค่าเดินทางหรือค่าเบี้ยเลี้ยง ไม่เกินอัตราค่าสูงสุดที่ทางราชการกำหนดจ่ายให้แก่ข้าราชการ ให้ถือเป็นการจ่ายโดยสุจริตตามความจำเป็น พนักงานไม่ต้องมีหลักฐานการจ่ายเงิน

3. กรณีได้รับค่าเดินทางหรือค่าเบี้ยเลี้ยง เกินอัตราค่าสูงสุดที่ทางราชการกำหนดจ่ายให้แก่ข้าราชการ พนักงานจะต้องมีหลักฐานการจ่ายเงิน หากไม่มีหลักฐานมาพิสูจน์ให้ถือเป็นการจ่ายที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่เฉพาะส่วนที่ไม่เกินอัตราค่าสูงสุดที่ทางราชการกำหนด (ส่วนที่เกินจะถือเป็นเงินได้บุคคลธรรมดาของพนักงาน)

อ้างอิง: ข้อหารือกรมสรรพากรเลขที่ 0702/1831